គន្លឹះសំខាន់ៗមួយចំនួនដើម្បីសរសេរកំណត់ហេតុប្រជុំអោយមានប្រសិទ្ធិភាព

កំណត់ហេតុប្រជុំ គឺជាកំណត់ត្រាដែលសរសេរ ជាផ្លូវការអំពីកិច្ចប្រជុំ។ កំណត់ហេតុនេះមិនមែនជាកំណត់ត្រានៃអ្វីគ្រប់យ៉ាងដែលត្រូវបានគេនិយាយនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំទាំងស្រុងនោះទេ។ ផ្ទុយទៅវិញវាគឺជាសេចក្តីសង្ខេបនៃចំណុចសំខាន់ៗដែលអ្នកចូលរួមបានពិភាក្សានិងចំណុចសកម្មភាពជាបន្តបន្ទាប់ដែលអ្នកចូលរួមបានសម្រេចចិត្ត។

រឿងសំខាន់ទាំងបីដែលអ្នកនឹងត្រូវកត់ត្រានៅពេលប្រជុំគឺ៖

• អ្វីដែលត្រូវបានសំរេចចិត្តរួចហើយ។
• ការពិពណ៌នាអំពីអ្វីដែលត្រូវបានសម្រេច។
• សកម្មភាពដែលត្រូវធ្វើនាពេលអនាគតឬពេលបន្ទាប់។

ខាងក្រោមនេះនឹងបង្ហាញមិត្តអ្នកអានពីគន្លឹះសំខាន់ៗមួយចំនួនដើម្បីសរសេរកំណត់ហេតុប្រជុំអោយមានប្រសិទ្ធិភាព។

១. ព្យាយាមស្តាប់ដោយយកចិត្តទុកដាក់

ជំនាញសំខាន់បំផុតរបស់អ្នកសរសេរកំណត់ហេតុប្រជុំគឺសមត្ថភាពនៃការស្តាប់បានល្អ។ នៅពេលកត់ត្រាក្នុងអង្គប្រជុំសូមអង្គុយចំកណ្តាលនៃអ្នកចូលរួមទាំងអស់ ដូច្នេះអ្នកអាចលឺអ្វីដែលត្រូវបានពួកគេនិយាយបានយ៉ាងច្បាស់។ ប្រសិនបើការប្រជុំតាមរយៈការហៅទូរស័ព្ទជាក្រុម (Conference Call)សូមប្រើឧបករណ៍បំពងសម្លេងដើម្បីឱ្យដៃរបស់អ្នកទំនេរ។ ស្តាប់ដោយយកចិត្តទុកដាក់ចំពោះពាក្យសម្តីក៏ដូចជាមតិលើកឡើងនានាក្នុងពេលប្រជុំ។ សូមយកចិត្តទុកដាក់ស្តាប់អោយបានច្បាស់និងត្រឹមត្រូវដូច្នេះអ្នកនឹងមិនខកខានផ្នែកណាមួយនៃការពិភាក្សាទេ។

២. ប្រើទំរង់គំរូ (Template Form)

ការប្រើប្រាស់គំរូជួយអ្នករៀបចំកំណត់ត្រារបស់អ្នក។ វាធ្វើឱ្យការកត់ត្រារបស់អ្នកមានភាពស៊ីចង្វាក់គ្នានៅគ្រប់ការប្រជុំជាច្រើន។ ហើយវាងាយស្រួលក្នុងការសរសេរក្នុងទម្រង់ដែលមានស្រាប់ជាជាងការចាប់ផ្តើមជាមួយទំព័រទទេ។ បើសិនអ្នកឃើញថាអង្គភាពរបស់អ្នកមានគំរូស្តង់ដាររួចជាស្រេច ដូច្នេះសូមប្រើវាចុះ។ ប៉ុន្តែបើមិនមានទេ អ្នកអាចរកគំរូផ្សេងៗបានតាមរយៈអ៊ិនធើណេត។អ្នកអាចរកមើលគំរូពីរបីដែលខុសគ្នាដើម្បីរកមួយណាដែលអាចសមនឹងអ្នក។

បើនៅតែមិនត្រូវទៀត អ្នកអាចរចនាម៉ូដដោយខ្លួនឯងបាន ប្រសិនបើអ្នកធ្វើដូចនេះមានចំណុចមួយចំនួនដែលត្រូវដាក់ក្នុងទំរង់គំរូរបស់អ្នកដូចជា៖

• ឈ្មោះ​ក្រុម​ហ៊ុន
• កាលបរិច្ឆេទប្រជុំ
• គោលបំណងនៃការប្រជុំ
• ឈ្មោះប្រធានក្នុងអង្គប្រជុំឬអ្នកដឹកនាំ
• បញ្ជីអ្នកចូលរួម
• បញ្ជីអវត្តមាន
• តារាងចំណុចនៃរបៀបវារៈក្នុងអង្គប្រជុំដែលមានកន្លែងសម្រាប់កំណត់ចំណាំ។គួរបញ្ជាក់ផងដែលថាក្នុងតារាងអាចរាប់បញ្ចូលការពិពណ៌នាអំពីចំណុចនៃរបៀបវារៈ កន្លែងសម្រាប់កត់ចំណាំនូវរាល់ការពិភាក្សា សកម្មភាពឬការសម្រេចចិត្តដែលបានទទួលយក និងកាលបរិច្ឆេទសម្រាប់លទ្ធផលដែលនឹងត្រូវសម្រេចអោយបាន។

៣. កុំព្យាយាមសរសេរគ្រប់យ៉ាងដែលបានកើតឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំ

ការព្យាយាមសរសេររាល់គ្រប់ពាក្យដែលបានលើកឡើងជាធម្មតាមានន័យថាអ្នកសរសេរបានច្រើនតែតាមពិតស្រូបយកហើយយល់បានតិចពីកិច្ចប្រជុំទាំងមូល។
គោលដៅជាក់ស្តែងរបស់អ្នកគឺចាប់យកព័ត៌មានសំខាន់ៗដូចជា៖

• ចំណុចនៃរបៀបវារៈ
• សំណួរដែលបានលើកឡើង
• អ្វីដែលត្រូវបានសម្រេចចិត្ត
• សកម្មភាពដែលត្រូវធ្វើ
• អ្នកទទួលខុសត្រូវចំពោះសកម្មភាព
• ពេលវេលាកំណត់សម្រាប់សកម្មភាពនីមួយៗ
  សូមព្យាយាមផ្តោតលើការទទួលបានព័ត៌មានលម្អិតទាំងនេះមិនមែនគ្រប់ពាក្យដែលបានលើកឡើងនោះទេ។
  ៤. បើមិនច្បាស់ត្រូវហ៊ានសួរបញ្ជាក់ប្រសិនបើអ្នកមិនប្រាកដពីអ្វីដែលអ្នកបានកត់ឬពីអ្វីដែលអ្នកបានលឺត្រូវហ៊ានសួរបញ្ជាក់នូវចំណុចដែលមិនច្បាស់នោះ។ ជាជាងប្រើប្រាស់ការស្មានឬចងក្រងឯកសារព័ត៌មានដែលមិនត្រឹមត្រូវ អ្នកគម្បីតែងតែ ស្នើសុំការបញ្ជាក់ក្នុងពេលប្រជុំឬក្រោយពេលប្រជុំ។ អ្នកត្រូវហ៊ានសួរបញ្ជាក់ពីសេចក្តីថ្លែងការណ៍ឬការលើកឡើងផ្សេងៗដើម្បីធានាថាអ្នកកំពុងចាប់យកអ្វីដែលបាននិយាយបានត្រឹមត្រូវ។ ប្រសិនបើសំណួររបស់អ្នកអាចរំខានដល់ដំណើរការនៃកិច្ចប្រជុំសូមរង់ចាំរហូតដល់កិច្ចប្រជុំបញ្ចប់ដើម្បីសួរបញ្ជាក់។

  ៥. ការប្រើប្រាស់ពាក្យកាត់

  

  ការប្រើប្រាស់ពាក្យកាត់ក្នុងការកត់ត្រាដើម្បីចំណេញកន្លែងក៏ដូចជាពេលវេលាផងដែរ។ ឧទាហរណ៍ ‘TBD’ for ‘to be decided’, ‘w/o’ for ‘without’, ‘Mgt’ for ‘Management’។មួយវិញទៀតអាចប្រើប្រាស់សញ្ញាតំណាងដូចជា ‘&’ instead of ‘and’ or ‘>’ for ‘less than’។
  ៦. វាយបញ្ចូលកំណត់ត្រារបស់អ្នកឱ្យបានឆាប់តាមដែលអាចធ្វើទៅបាន

  

  សូមចងចាំថាការកត់ត្រាគឺជាដំណើរការពីរជំហាន។ អ្វីដែលអ្នកបានកត់ត្រានៅកំឡុងពេលប្រជុំនិងបន្ទាប់មកក្រោយការប្រជុំ នៅពេលអ្នកយកកំណត់ត្រាទាំងនោះមកសរសេរចេញជាព័ត៌មានលំអិត។

  បញ្ចូលកំណត់ត្រាការប្រជុំរបស់អ្នកភ្លាមបន្ទាប់ពីការប្រជុំត្រូវបានបញ្ចប់តាមដែលអាចធ្វើទៅបាន ព្រោះភ្លាមៗអ្នកអាចនៅចាំព័ត៌មានបានច្រើន។ ប្រសិនបើអ្នកទុកវាយូរអ្នកនឹងពិបាកក្នុងការរកនឹកនិងបំពេញចន្លោះប្រហោង។

  ៧. កែសម្រួលនិងធ្វើវាអោយប្រសើរឡើង

  គោលបំណងនៃការកត់ត្រានៅក្នុងកិច្ចប្រជុំនេះគឺដើម្បីមានឯកសារដែលសហការីនិងអ្នកពាក់ព័ន្ធអាចប្រើប្រាស់ដើម្បីរៀនពីអ្វីដែលបានកើតឡើងនៅក្នុងការប្រជុំ។ អ្នកត្រូវធ្វើឯកសារនេះឱ្យខ្លីហើយខ្លឹមតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។

  នៅពេលដែលអ្នកបញ្ចូលកំណត់ត្រារបស់អ្នក សូមធ្វើការ៖

  • សរសេរឡើងវិញនៅកន្លែងដែលត្រូវការបន្ថែមឬសម្រួលដើម្បីធ្វើឱ្យភាសាកាន់តែច្បាស់តាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។
  • កាត់ចេញព័ត៌មានលំអិតបន្ថែមដោយបន្សល់ទុកនូវតែព័ត៌មានសំខាន់ៗ។
  • ប្រើប្រាស់ភាសាអាជីវកម្មនិងភាសាអង់គ្លេសអោយបានត្រឹមត្រូវ។

  ជំនាញក្នុងការធ្វើកំណត់ហេតុប្រជុំក៏ជាជំនាញដ៏សំខាន់មូយផងដែលសម្រាប់អ្នកធ្វើការគ្រប់រូប។ដូច្នេះសង្ឃឹមថាអត្ថបទនេះនឹងជួយដល់មិត្តអ្នកអានអោយបានយល់ច្បាស់និងទទួលបានចំំណេះដឹងបន្ថែមអំពីរបៀបក្នុងការសរសេរកំណត់ហេតុប្រជុំអោយកាន់តែមានប្រសិទ្ធិភាព។

  អត្ថបទ៖ ស៊ីណា